Alles wat je wilt weten over klantportalen

De voordelen van een goed klantportaal

Gelukkig zijn er diverse mogelijkheden om je efficiëntie te verhogen en tegelijkertijd klanten een hoger serviceniveau aan te bieden. Een klantportaal is een goed voorbeeld. Een goed portaal is een fantastische aanvulling op je backoffice, salesomgeving en klantenservice en levert verschillende voordelen op.

Met functionaliteiten als account- en profielbeheer, inzicht in bestellingen, klantenservice, online betalingen en feedback mogelijkheden, kunnen klanten altijd bij je terecht en taken zelfstandig uitvoeren. Omdat klanten meer aan selfservice doen, neemt de druk op servicemedewerkers af. Door je klantportaal te verbinden met je backoffice, stroomlijn je bovendien makkelijker bedrijfsprocessen. Het resultaat? Er zijn minder menselijke handelingen nodig, processen worden minder foutgevoelig en klantinformatie is in realtime beschikbaar.

Al deze voordelen zorgen dat een goed klantportaal bijdraagt aan een positieve merkbeleving en organisaties voorziet van extra onderscheidend vermogen. Tegelijkertijd is het ontwerpen, bouwen, implementeren en adopteren van een klantportaal ook een serieuze uitdaging. Verouderde technologie, een gebrekkig inzicht in het eigen IT-landschap en onduidelijk gedefinieerde gebruikerswensen zijn struikelblokken voor menig bedrijf. In dit artikel lees je hoe je deze uitdaging aangaat. Doe je voordeel met onze tips voor het ontwikkelen van een succesvol klantportaal!

1. Breng vooraf in kaart wat je nodig hebt

Als je vooraf in kaart brengt wat je precies nodig hebt, kun je ervoor zorgen dat het klantportaal effectief is en optimaal aansluit op de behoeften van jouw klanten en medewerkers. Het is belangrijk om je af te vragen wat de belangrijkste functionaliteiten moeten zijn en hoe het klantportaal zich verhoudt tot andere systemen en processen binnen je organisatie. Dit kan bijvoorbeeld door middel van het opstellen van use-cases of het uitvoeren van een behoefteanalyse.

Door te weten wat je nodig hebt, kun je het klantportaal afstemmen op de doelgroep en daarmee de gebruiksvriendelijkheid en acceptatie verhogen. Dit verhoogt ook de kans dat het portaal wordt omarmd door zowel klanten als medewerkers en dat ze het als een waardevol hulpmiddel gaan zien.

Door duidelijk te zijn over wat je nodig hebt en welke functionaliteiten je wel of niet wilt, kun je de ontwikkelings- en implementatiekosten beter beheersen.

2. Zorg voor een goede integratielaag

Door het groeiende aantal applicaties en systemen die bedrijven gebruiken verzamelen we steeds meer data. Zo staat er overal informatie die nuttig zou kunnen zijn voor het verbeteren van de bedrijfsprocessen en de service die organisaties bieden, maar alle datastromen combineren blijkt vaak nog lastig. Want hoe combineer je bijvoorbeeld betaalinformatie, klantgegevens en orderinformatie? 

Het probleem is het goed integreren van al die systemen en de bijbehorende data. Redenen waarom dit lastig is kunnen zijn:

• Software systemen zijn verouderd;

• Degenen die het systeem hebben gebouwd werken niet meer binnen de organisatie;

• De technologie wordt niet meer ondersteund binnen de organisatie;

• Systemen hebben geen goede API’s;

• De API’s zijn niet goed gedocumenteerd.

Een API (Application Programming Interface) is een software-interface met een set instructies die ervoor zorgt dat twee verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren. Deze interface maakt de overdracht van systeem naar systeem mogelijk en biedt een gestandaardiseerde toegang tot alle verbonden applicatiegegevens of apparaten. Voor de ontwikkeling of optimalisatie van een klantportaal worden API’s dus veel ingezet om alle betrokken systemen aan elkaar te kunnen koppelen. Als deze niet goed werken of niet goed zijn gedocumenteerd ontstaat er dus miscommunicatie tussen de systemen en zullen het klantportaal of onderdelen daarvan niet meer kunnen werken.

Een goede integratie schept een centrale plek waar medewerkers en leveranciers eenvoudig alle info ophalen over orders, contracten, levertermijnen en prijsstellingen. Door een goede integratielaag over je klantportaal heen te leggen, zorg je ervoor dat de verbonden systemen kunnen blijven samenwerken met je andere applicaties. Ook met verouderde (legacy) systemen of applicaties. Zo kun je die blijven gebruiken en blijven processen soepel verlopen.

3. Houd data up-to-date en consistent

De grootste meerwaarde van een goed klantportaal is het feit dat data altijd up-to-date is en dat de informatie in het portaal overal hetzelfde en consistent is. Door een realtime connectie te maken tussen fysieke en digitale voorraden zorg je ervoor dat je altijd en via elk kanaal kunt zien wat leveranciers nog in huis hebben.

Als de data niet up-to-date is of als er verschillende 'sources of truth' zijn, kan dit leiden tot verwarring en onzekerheid over welke informatie de juiste is. Dit kan leiden tot ontevreden klanten en medewerkers en kan zelfs leiden tot verliezen voor het bedrijf. Het is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat de data in het klantportaal altijd up-to-date en consistent is, ongeacht waar de informatie vandaan komt.

Een realtime connectie tussen de verschillende systemen en applicaties is hiervoor essentieel. Dit zorgt ervoor dat data altijd real-time wordt geüpdatet en dat iedereen altijd toegang heeft tot de meest recente informatie. Ook kunnen veranderingen in de voorraad of in de klantgegevens direct worden doorgevoerd, waardoor fouten en misverstanden worden voorkomen. Hierdoor kunnen klanten en medewerkers vertrouwen op de informatie in het portaal en kan het bedrijf werken aan het verbeteren van de relaties met klanten en de efficiëntie van de bedrijfsprocessen.

4. Kies voor toekomstbestendige technologie

De manier waarop portalen en andere applicaties worden ontwikkeld is constant in beweging. Daarom zal je voor een succesvol en duurzaam klantportaal gebruik moeten maken van toekomstbestendige technologie, zoals een composable architecture en cloud native infrastructuur. Een composable architecture stelt je in staat om op een flexibele manier applicaties en functionaliteiten op te bouwen uit modulaire componenten. Dit maakt het makkelijker om het portaal te updaten en aan te passen aan de veranderende behoeften van het bedrijf en de klanten.

Door een klantportaal vanaf het begin te ontwikkelen in de cloud verhoog je de aanpasbaarheid en kan het portaal of onderdelen daarvan meeveranderen met de behoefte van het bedrijf. Daarnaast gebruiken cloud-native applicaties een software defined infrastructure om de afhankelijkheid van hardware te verminderen of te elimineren, waardoor het veel schaalbaarder wordt. Dit betekent dat het portaal kan meegroeien met de behoeften van het bedrijf, zonder dat dit gepaard gaat met hoge kosten en complexe technische uitdagingen.

Een cloud-native infrastructuur biedt nog meer voordelen:

• Je hoeft minder of geen servers meer zelf te beheren.

• Je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Een pay-per-use factureringsmodel zorgt ervoor dat je nooit teveel betaalt.

• Je maakt gebruik van veilige infrastructuur en kunt vertrouwen op het specialisme van de cloudaanbieder, zoals bijvoorbeeld wordt aangegeven door ISO-certificeringen. Terwijl je zelf eigenaar blijft van je data kun je rekenen op de sterkste beveiligings- en encryptiemogelijkheden die er zijn. Zo kun je zelf kiezen waar je je data wilt opslaan, zodat je ook kunt voldoen aan de AVG.

5. Gebruiksvriendelijkheid is key: Adoptie van het klantportaal

Een goed klantportaal is niet alleen afhankelijk van de technologie die erachter zit, maar ook van de mate waarin klanten het portaal gebruiken. Het is belangrijk dat het klantportaal voor eindklanten intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Klanten willen zo snel en gemakkelijk mogelijk toegang hebben tot de informatie en functionaliteiten die ze nodig hebben.

Een belangrijke factor bij het ontwerpen van een klantportaal is daarom het begrijpen van de behoeften en wensen van de klanten. Door te luisteren naar de feedback van klanten, kun je het portaal aanpassen en verbeteren om beter te voldoen aan de wensen van klanten. Het ontwerp moet aantrekkelijk en overzichtelijk zijn, en de navigatie moet eenvoudig en duidelijk zijn. 

Om de adoptie van het klantportaal bij eindklanten te stimuleren, is het belangrijk het gebruik van het portaal te promoten. Dit kan bijvoorbeeld door nieuwsbrieven, social media, of andere communicatiemiddelen in te zetten. Door duidelijk te communiceren welke voordelen het klantportaal biedt en hoe klanten het kunnen gebruiken om hun ervaring met jouw organisatie te verbeteren kun je ervoor zorgen dat de klantervaring wordt verbeterd.

6. Blijf Ontwikkelen: Klantportaal als blijvend proces

Handelsomgevingen moeten in het digitale tijdperk flexibel en dynamisch zijn. Het gebruiken, managen en optimaliseren van een succes klantportaal is daarom altijd een blijvend proces. Je ontwerpt het platform weliswaar vanuit een initieel vraagstuk, maar een klantportaal is eigenlijk nooit helemaal af. Nieuwe technologieën, veranderende marktbehoeften en veranderende klantverwachtingen zorgen ervoor dat je voortdurend moet blijven ontwikkelen om relevant te blijven.

Het onderhouden en verbeteren van je klantportaal is daarom een blijvend proces dat voortdurend aandacht en inspanning vereist. Het toevoegen van nieuwe functionaliteiten en het verbeteren van de bestaande functies kunnen bijdragen aan het blijvend succes van het portaal. Met een blijvende focus op het optimaliseren en ontwikkelen van je klantportaal, kun je ervoor zorgen dat het een waardevol hulpmiddel blijft voor zowel jouw bedrijf als voor je klanten.

Zo helpt Touchtribe

Ben je op zoek naar een betrouwbare en kundige partner die je helpt bij het bouwen of optimaliseren van jouw succesvolle klantportaal? Dan ben je bij Touchtribe aan het juiste adres. Wij bouwen business portals, mijn-omgevingen en leveranciersportalen voor uiteenlopende bedrijven. Binnen onze oplossingen staat gebruiksgemak voorop. Zo zorgen wij voor de integratie met (legacy) applicaties en zorgen dat alle benodigde informatie in het portaal wordt ontsloten.

Als AWS partner kunnen we je helpen bij het ontwikkelen van een cloud-native, schaalbaar, kostenefficiënt en toekomstbestendig portaal. We focussen ons bovendien niet alleen op de techniek, maar ook heel erg op de gebruikerservaring, inclusief adoptie. Zo geven we bij de initiële oplevering ook trainingen zodat  je zeker weet dat je medewerkers en leveranciers ook daadwerkelijk willen gaan werken met het portaal.

Meer informatie over klantportalen

Wil je meer weten over de mogelijkheden van een business portaal van Touchtribe? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Neem contact op met Rogier de Graaf op 06-43083025 of stuur een mail naar info@touchtribe.nl.